¿Cómo se gestiona la comunidad de propietarios?
Sabemos que toda comunidad de propietarios consiste en la coexistencia de espacios privativos que pertenecen individualmente a un propietario, y zonas comunes cuya propiedad es compartida por todos los propietarios. En la práctica, garantizar la convivencia de esta pluralidad de propietarios no es tarea fácil, y por ello, es preciso contar con una estructura organizativa y determinados órganos de gobierno, como son: la Junta de Propietarios, el Presidente, el Vicepresidente, y el Secretario-Administrador, conforme a la Ley de Propiedad Horizontal que resulta de aplicación a la comunidad de propietarios.
La Junta de Propietarios
Es el órgano superior de la comunidad formado por todos los propietarios. Su función principal es decidir sobre cualquier cuestión que afecte a la comunidad, y por ello, ostenta plenas facultades para decidir la aprobación de cuentas, los presupuestos ordinarios y extraordinarios, los estatutos y las normas de funcionamiento, la autorización de obras de mantenimiento y mejora, el nombramiento y cese de cargo, y demás asuntos de interés para la comunidad. Se reúne al menos una vez al año en sesión ordinaria, y en sesión extraordinaria cuando sea necesario para tratar los asuntos urgentes.
El Presidente
Es el órgano de representación legal de la comunidad ante terceros. Es elegido por votación de la mayoría de la Junta de Propietarios. Es el encargado de gestionar los asuntos comunitarios para garantizar el buen funcionamiento de la comunidad. Entre sus funciones, destacan: convocar y presidir las Juntas de Propietarios, ejecutar los acuerdos aprobados por la Junta de Propietarios, llevar a cabo las obras obligatorias impuestas por la Administración Pública, actuar en situaciones de urgencia, intervenir en casos de actividades prohibidas o dañosas, firmar (junto al secretario) documentos de importancia legal, como por ejemplo: actas de las Juntas de Propietarios, diligencias de notificación en el tablón de anuncios de la comunidad, certificación del acuerdo de liquidación de deuda para entablar procedimientos judiciales de reclamación de cuotas comunitarias, certificación de estado de deudas con la comunidad para la transmisión de inmuebles, contratos en general y aperturas de cuentas bancarias a nombre de la comunidad, entre otros. El cargo es indelegable, y debe ser ejercido de forma personal por el propietario que haya sido designado. La persona designada solo puede denegar su aceptación si alega una razón válida, como puede ser: enfermedad, avanzada edad, ausencia, o fallecimiento; en ese caso, deberá acudir a la vía judicial para que el Juez lo releve dentro del mes siguiente a su nombramiento.
El Vicepresidente
No es un órgano obligatorio, pero si recomendable para asegurar el buen funcionamiento de la gestión de los asuntos comunitarios. La función del Vicepresidente es la de sustitución del Presidente en los casos en que exista cualquier circunstancia (enfermedad, ausencia, edad avanzada o fallecimiento) que impida a éste desempeñar su cargo.
El Secretario / Administrador
El cargo de Secretario y el de Administrador suele recaer en la misma persona. Su función principal es la de custodiar la documentación de la comunidad, y gestionar los asuntos financieros y administrativos.
Generalmente, las comunidades de propietarios optan por contratar los servicios de un Administrador de Fincas colegiado en el Ilustre Colegio de Administradores de Fincas, ya que su condición de profesional en la materia ofrece más garantías a la hora de gestionar los asuntos comunitarios.
El Administrador de Fincas cuenta con una amplia formación continua, actualizada y específica, para desarrollar su actividad en todas las áreas necesarias: jurídica, económica, mediación de conflictos, además de un profundo conocimiento de la legislación aplicable. Entre sus funciones, cabe destacar: la preparación de los presupuestos anuales, el control de las cuentas de la comunidad (cobro de cuotas y pago a proveedores), la elaboración de informes periódicos sobre la situación financiera de la comunidad, la ejecución de los acuerdos adoptados por la Junta de Propietarios, la de contribuir al buen estado de conservación de la finca, encargándose de llevar a cabo las reparaciones que resulten necesarias o urgentes, y finalmente, la más importante, que es la de preparar la convocatoria y las actas de la Junta de Propietarios.
